Рассылки

Сервис «Рассылки» предназначен для массовой отправки сообщений в групповые чаты учебного заведения.

Рассылка может содержать текст, эмодзи и вложения: изображения, видео, документы. Рассылка отправляется в чаты от имени бота «Цифровой вуз», который должен иметь права владельца или администратора.

Список рассылок

Откройте раздел «Рассылки». В таблице отображаются рассылки со следующими полями:

• Дата и время — дата и время последнего изменения рассылки в локальном времени пользователя. Для запланированных рассылок дополнительно отображаются планируемая дата, время и часовой пояс.
• Название — при нажатии открывается страница рассылки.
• Статус — текущий статус рассылки. При наведении на статус отображается подсказка.
• Кнопка «⋮» — меню действий над рассылкой. Набор действий зависит от статуса рассылки.

По умолчанию список отсортирован по дате последнего изменения — сначала новые.

Фильтрация

Вы можете отфильтровать рассылки по статусу. Кнопка сброса фильтра очищает весь выбор.

Сортировка

Доступные поля сортировки:

•  Дата и время.
• Статус.

По умолчанию рассылки отсортированы по дате последнего изменения — сначала новые. Вы можете изменить порядок сортировки, нажимая заголовки столбцов:

• первый клик сортирует от ранних к поздним;
• второй — от поздних к ранним;
• третий возвращает к сортировке по умолчанию.

Также вы можете отсортировать рассылки по статусу, кликнув на «Статус».

Отсортировать рассылки можно только по одному полю. Если вы выберете новое поле, предыдущая сортировка отменится.

Поиск по названию

Чтобы найти рассылку по названию, введите часть названия рассылки – список фильтруется автоматически. Поиск идёт только по полю «Название рассылки».

Отображение на странице

По умолчанию на странице отображается 30 рассылок. Доступные варианты: 30, 50, 100 рассылок на странице. Переключение между страницами — по номеру или стрелками.

Действия с рассылками

Чтобы сделать действие с одной рассылкой, нажмите на «⋮» рядом со статусом. Откроется меню доступных действий. Их набор зависит от текущего статуса рассылки. Подробнее в разделе инструкции «Статусы рассылок и доступные действия».

Чтобы сделать действие с несколькими рассылками, отметьте нужные рассылки галочками в чекбоксах. После этого кнопка «Действия» станет активной и при её нажатии появится пункт «Посмотреть статистику».

Просмотр статистики нескольких рассылок

Если вы отметили чекбоксами две или более рассылки, нажмите кнопку «Действия», затем «Посмотреть статистику». Откроется экран со сводной информацией:

• суммарное количество выбранных рассылок;
• для каждого статуса — сколько выбранных рассылок в этом статусе;
• общее количество чатов, участвующих во всех выбранных рассылках;
• общее количество участников в этих чатах;
• список названий выбранных рассылок.

Кнопка «Закрыть» возвращает к списку рассылок.

Создание рассылки

Чтобы создать новую рассылку, нажмите кнопку «Отправить рассылку» в списке рассылок.

Заполнение полей

Для создания рассылки заполните поля:

Выбрать чаты (обязательное поле) — выберите чаты, в которые будет отправлена рассылка. Чаты сгруппированы по структурным подразделениям: вуз, филиал, факультет, группа. Рядом с каждым подразделением указано количество чатов в нём. Вы можете:

• выбрать все чаты, проставив автоматически галочки во всех чекбоксах;
• выбрать чаты только конкретного подразделения без дочерних;
• выбрать подразделение вместе со всеми его дочерними;
• использовать поиск по названию чата или подразделения;
• сбросить весь выбор кнопкой «Сбросить»;
• сохранить выбор кнопкой «Сохранить».

Название рассылки (обязательное поле) — введите название, которое будет отображаться только в мини‑приложении «Администрирование Цифрового вуза». В чаты оно не отправляется. Максимум 150 символов, нельзя использовать эмодзи.

Текст рассылки (обязательное поле) — основной текст сообщения. Максимум 3 800 символов, можно использовать эмодзи. Для вставки эмодзи нажмите на значок эмодзи справа.

Материалы рассылки (необязательное поле) — вы можете прикрепить до 10 файлов общим размером не более 2 ГБ. Поддерживаются форматы:

• изображения — JPG, PNG, GIF, BMP, WEBP, SVG;
• видео — MP4, MOV, AVI, MKV;
• аудио;
• документы — PDF, DOC, XLS, PPT, TXT;

Для каждого файла отображается предпросмотр изображений или иконка, имя файла и вес. Кнопкой «Удалить» можно убрать файл из списка.

После прикрепления файлов вы видите подсказку: сколько ещё файлов можно добавить.

Сохранение или отправка на модерацию

После заполнения всех обязательных полей вам доступны две кнопки:

• «В черновик» — рассылка сохраняется в статусе «Черновик». Вы сможете вернуться к ней позже, отредактировать и отправить на модерацию.
• «Отправить на модерацию» — рассылка сразу уходит на проверку модераторам. До их решения отредактировать рассылку будет нельзя.

Кнопка «Отменить» закрывает экран без сохранения.

Редактирование рассылки

Редактировать рассылку можно только в статусах «Черновик», «Отказ» или «Отменена». Чтобы начать редактирование, нажмите «⋮» в списке рассылок и выберите «Изменить». Или кликните на название рассылки и перейдите на страницу в режиме предпросмотра, затем нажмите «Изменить».

На экране редактирования все поля предзаполнены текущими значениями. Вы можете изменить выбранные чаты, название, текст и материалы. Правила заполнения и ограничения те же, что и при создании.

После внесения изменений вы можете:

• сохранить как черновик — рассылка останется в статусе «Черновик»;
• отправить на модерацию — рассылка перейдёт в статус «На модерации» и будет отправлена на повторную проверку.

Кнопка «Отменить» закрывает экран без сохранения изменений.

Предпросмотр рассылки

В режим предпросмотра можно перейти из списка рассылок, кликнув на название рассылки. В этом режиме вы можете посмотреть, как будет выглядеть ваша рассылка в чате.

Нажмите «Закрыть», чтобы вернуться к списку рассылок. Из режима предпросмотра в статусе «Черновик» можно:

• отправить рассылку на модерацию; 
• запланировать рассылку;
• перейти в режим редактирования по кнопке «Изменить»;
• закрыть окно предпросмотра;
• удалить черновик.

Модерация рассылки

Модераторы проверяют содержание рассылки и принимают решение:

• Если рассылка принята модератором — статус «Готово к отправке».
• Если рассылка отклонена — статус «Отказ».

Пока рассылка на модерации, её можно отменить.

Отмена рассылки

Вы можете отменить рассылку в статусе «На модерации», «Готово к отправке», «Запланирована», пока она ещё не отправлена.

Отменить рассылку уже после отправки можно только в течение 24 часов после доставки. Сделать это можно с рассылками в статусе «В очереди», «Отправлена», «Ошибка отправки».

Правила отправки вложений

Система отправляет сообщения в следующем порядке:

• сначала одним сообщением — текст вместе с прикреплёнными изображениями и видео;
• затем каждый файл других форматов отдельным сообщением: документы, архивы и т. п.

Из‑за технических ограничений рассылка с большим количеством вложений может автоматически разбиться на несколько сообщений.

Статусы рассылок и доступные действия

Черновик

Присваивается новой рассылке, сохранённой, но не отправленной на модерацию, а также рассылке, которую из статуса «Отказ» или «Отменена» сохранили как черновик.

Доступные действия:  

• Изменить и сохранить как черновик.
• Отправить на модерацию.
• Удалить.

На модерации

Рассылка отправлена на проверку модераторам. В этом статусе её нельзя редактировать, но можно отменить. При отмене рассылка переходит в статус «Отменена».

Готово к отправке

Рассылка успешно прошла модерацию, но ещё не отправлена.

Доступные действия: 

• Отправить сейчас — рассылка переходит в статус «В очереди», начинается отправка в чаты.
• Запланировать — укажите дату, время и часовой пояс для отложенной отправки. Рассылка перейдёт в статус «В очереди» с отображением планируемого времени. Отправка возможна только в будущем с учётом часового пояса.
• Отменить отправку.

Редактирование на этом этапе уже недоступно.

Готово к отправке

Рассылка успешно прошла модерацию, но ещё не отправлена.

В очереди: запланирована или отправляется

Доступные действия: 

• Отменить отправку. Действие доступно, если с момента отправки рассылки в чаты прошло менее 24 часов.
• Отправить сейчас. Если рассылка отложена, то будет отправлена в назначенное время.

Редактирование на этом этапе уже недоступно.

Отправлена

Доступные действия: 

• Повторить рассылку — создаётся копия рассылки в статусе «Готово к отправке» с пометкой в названии, например: «Название (2)».
• Отменить отправку — если с момента доставки рассылки в чаты прошло менее 24 часов.

Ошибка

Если ошибка связана с отправкой, то вы можете: 

• Повторить отправку — рассылка переходит в статус «Готово к отправке» и повторно отправляется только в чаты, куда не удалось доставить при первой попытке.
• Отменить рассылку.

Если вы увидели ошибку при попытке удалить рассылку, вы можете повторить отмену.

Отменяется

В этом статусе вы можете только посмотреть информацию о рассылке.

Отменена

Доступные действия: 

•     Изменить и сохранить как черновик.
•     Изменить и отправить на модерацию.

Особые случаи

Если куратор организации был удалён из пользователей мини-приложения, система автоматически отменяет все его рассылки со статусом «Отправлена», которые были созданы за последние 24 часа до удаления. Сообщения удаляются из чатов, а рассылки переходят в статус «Отменена». Остальные рассылки этого сотрудника в других статусах не изменяются.

Обнаружили проблему?

Заполните форму обратной связи

Остались вопросы?
Напишите нам на почту digital.vuz@max.ru. 
Мы обязательно поможем и ответим на ваши вопросы.